Informativa sulla Privacy

Titolare del trattamento è Heritage Srls, con partita IVA 09949440961, con sede legale in Via Martiri di Cefalonia, 4, 20097 San Donato Milanese (MI), Italia. Per qualsiasi questione relativa alla privacy puoi scriverci a kairo.aidesk@gmail.com o a kairo.aidesk@gmail.com.

Non abbiamo l'obbligo di nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO); qualora venga nominato, i suoi recapiti saranno pubblicati qui.

Kairo tratta i dati personali in due vesti distinte:

• Come Titolare, per i dati dei visitatori del sito, di chi si iscrive alla lista d'attesa e dei professionisti titolari di un account Kairo.
• Come Responsabile del trattamento, per i dati personali dei clienti finali del salone che il salone stesso inserisce e gestisce dentro Kairo. In questo caso il salone è il Titolare di quei dati e noi li trattiamo solo su sua istruzione, secondo l'accordo sul trattamento (DPA) richiamato nei Termini.

Kairo è innanzitutto un prodotto software: la maggior parte dei dati che trattiamo nasce dall'uso quotidiano dell'app, non dal sito web. Qui sotto distinguiamo i dati del prodotto da quelli del sito/lista d'attesa.

Account e abbonamento del prodotto:

• dati identificativi e di contatto, credenziali di accesso, dati dell'attività e dati di fatturazione/pagamento.
• se accedi con "Accedi con Google": nome, indirizzo email e immagine del profilo forniti da Google, al solo fine di creare/autenticare il tuo account.

Personale del salone (account multi-utente):

• se il salone abilita più utenti, trattiamo anche i dati del personale: nome, ruolo, credenziali di accesso, PIN di elevazione dei permessi (titolare/dipendente) e cronologia degli accessi.
• l'accesso ai dati economici e aggregati (es. margini, incasso complessivo) è riservato al titolare: per progettazione, un dipendente che usa l'assistente IA vede solo i dati del cliente che sta seguendo, mai dati aggregati su altri clienti, colleghi o servizi.

Dati aziendali del salone gestiti nel prodotto: appuntamenti e agenda, servizi, incassi, ricevute e fatture elettroniche, prodotti e magazzino, metriche di ricavo e marginalità, crediti IA consumati e log di utilizzo tecnico del prodotto.

Telefonia e messaggistica (se attivate): numero di telefono del cliente, audio e trascrizioni delle chiamate nella misura necessaria al funzionamento dell'assistente vocale, messaggi SMS e WhatsApp inviati/ricevuti con il relativo esito di consegna, e le richieste rivolte al nostro assistente IA (testo delle domande e delle risposte generate).

Dati personali dei clienti del salone (trattati per conto del salone): nome, contatti, storico appuntamenti, note tecniche (es. formule colore, allergie/annotazioni fornite dal salone), storico acquisti e ogni altro dato che il salone decide di registrare. Il salone è responsabile della liceità di questi dati.

Alcune di queste note (es. allergie) possono rientrare tra le categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR: spetta al salone individuare un'idonea base giuridica per il loro trattamento (es. consenso esplicito del cliente finale).

Sito web e lista d'attesa:

• nome dell'attività, tuo nome, contatto (email o telefono), categoria dell'attività;
• dati tecnici raccolti dai log del provider di hosting (indirizzo IP, tipo di browser, data e ora della richiesta) per sicurezza e diagnostica.

• Fornire ed erogare il servizio e gestire l'account — esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Gestire la lista d'attesa e le richieste commerciali — tuo consenso o legittimo interesse a rispondere alla tua richiesta (art. 6.1.a/f).
• Fatturazione, contabilità e adempimenti fiscali — obbligo legale (art. 6.1.c).
• Sicurezza, prevenzione abusi e miglioramento del servizio — legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Comunicazioni di marketing su prodotti e novità — consenso, revocabile in ogni momento (art. 6.1.a).
• Generazione di analisi e risposte tramite intelligenza artificiale — esecuzione del contratto e/o legittimo interesse (art. 6.1.b/f).

Non vendiamo i tuoi dati. Li condividiamo solo con le categorie di fornitori indicate di seguito, che li trattano per nostro conto con garanzie adeguate:

• fornitori di hosting e infrastruttura cloud, per l'erogazione del sito e dell'applicazione;
• fornitore di hosting del database, in Unione Europea;
• fornitori di servizi di intelligenza artificiale, per l'elaborazione del linguaggio naturale e, ove attivo, l'assistente vocale (USA, con garanzie adeguate — vedi sez. 7);
• Stripe — gestione dei pagamenti e degli abbonamenti;
• fornitori di telefonia e messaggistica, incluso WhatsApp (Meta) per i messaggi inviati su tale canale;
• fornitore di invio email transazionali e di supporto;
• Google — accesso tramite "Accedi con Google" e, previo consenso, analisi aggregate sull'uso del sito (Google Analytics);
• consulenti professionali e autorità competenti, ove richiesto dalla legge.

L'elenco nominativo e aggiornato di tutti i responsabili del trattamento (sub-processor) è disponibile su richiesta scrivendo a kairo.aidesk@gmail.com.

Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti (fornitori di intelligenza artificiale, di pagamento, di telefonia/messaggistica, di invio email e Google). In tal caso il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione UE e di misure supplementari adeguate. Il database è invece ospitato in Unione Europea.

• Lista d'attesa: fino al lancio del servizio nella tua area o alla revoca del consenso.
• Account e dati aziendali: per tutta la durata del contratto.
• Dati di fatturazione e pagamento: gestiti da Stripe, che conserva le relative scritture secondo le proprie policy e gli obblighi di legge.
• Dati dei clienti del salone: conservati per la durata del contratto e cancellati entro 48 mesi dall'ultimo utilizzo dell'account; il salone può richiederne l'esportazione o la cancellazione anticipata in ogni momento.
• Log tecnici: fino a 12 mesi.

Puoi esercitare in ogni momento i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, e revocare il consenso prestato, scrivendo a kairo.aidesk@gmail.com. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Italia) o all'autorità del tuo Paese di residenza.

Se i tuoi dati sono trattati da Kairo per conto di un salone, rivolgi le tue richieste direttamente al salone, che ne è il Titolare; noi lo assisteremo come richiesto.

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate: cifratura dei dati in transito e a riposo, controlli di accesso, hosting su infrastruttura UE e principi di minimizzazione dei dati.

L'uso di cookie e tecnologie simili è descritto nella Cookie Policy.

Potremo aggiornare la presente informativa. La versione vigente è sempre pubblicata su questa pagina, con la data di ultimo aggiornamento indicata in alto.